Vale a pena perder tempo a gerir o tempo?

A pandemia da COVID-19 criou uma série de novos desafios para pais, alunos e professores. Um desses desafios é a gestão do tempo. Se em circunstâncias ideais já é difícil fazer uma boa gestão do tempo, num momento em que as nossas rotinas diárias e ambientes de trabalho sofreram uma verdadeira revolução, este desafio toma proporções muito maiores.

Muitos alunos que transitam do secundário para o primeiro ano da universidade têm dificuldade em gerir o seu tempo, até mesmo os mais motivados e dedicados. De um momento para o outro, alunos que começavam as aulas às 7:30, tinham boas notas e praticavam desportos ou outras atividades extracurriculares no liceu, faltam à aula de Biologia das 9:30 porque não conseguem acordar a horas. 

É certo que as particularidades desta transição variam muito de aluno para aluno. Contudo, quando conversamos com os alunos sobre a forma como organizavam o tempo no liceu e como o organizam na universidade, uma das principais diferenças parece ser a estrutura.

Antes de começarem a frequentar a universidade, as rotinas destes alunos eram muito mais estruturadas e bem geridas (ou cogeridas). Os pais ajudavam-nos a acordar a horas, o horário escolar proporcionava-lhes rotinas diárias consistentes, e os empregos a tempo parcial ou atividades extracurriculares também contribuíam para estruturar as suas rotinas diárias e semanais. Ao entrarem para a universidade, muitos destes alunos deparam-se com uma grande quantidade de tempo não estruturado, que têm de aprender a gerir sozinhos. Apesar de continuarem a ter um horário escolar, é frequente este variar muito de dia para dia. Além disso, toda a rede social de apoio que tinha vindo a ser construída ao longo das suas vidas (pais, família, amigos, professores, treinadores, etc.)  desaparece de um momento para o outro, obrigando-os a começar do zero. 

De certa forma, nesta fase da vida, os alunos passam por uma situação análoga àquela que vivemos atualmente, na medida em que a alteração das rotinas diárias, do meio envolvente e da rede social de apoio tornam a gestão do tempo muito mais desafiante. Vejamos, então, o que nos diz a investigação sobre a gestão do tempo.

O que é a gestão eficaz do tempo?

Uma gestão eficaz do tempo engloba um amplo espectro de comportamentos, e pode diferir muito de pessoa para pessoa. Existem vários sistemas, abordagens e estratégias para otimizar a gestão do tempo. As estratégias podem ir desde a elaboração de listas de tarefas, à utilização de agendas, programação de alarmes no telemóvel, definição de objetivos e priorização de tarefas, pelo que a definição desta capacidade não é, de todo, linear. Porém, de um modo geral, a gestão eficaz do tempo envolve a avaliação da forma como se organiza o tempo, o planeamento antecipado de tarefas e eventos e a monitorização das atividades e da forma como o tempo é utilizado¹.

Existem diferenças entre as pessoas que conseguem fazer uma boa gestão do tempo e as que não conseguem?

A gestão eficaz do tempo está associada a determinados traços específicos de personalidade. As pessoas com maior capacidade de gestão do tempo tendem a ter um maior autocontrolo, o que significa que conseguem evitar agir por impulso²; uma maior autoeficácia, ou seja, uma crença na sua capacidade de lidar com desafios e concluir tarefas de forma eficaz^3,4; e uma elevada consciência moral, que é característica de quem atribui prioridade ao cumprimento de obrigações e à realização de tarefas pendentes⁵.

Contudo, importa referir que os estudos que nos trazem estas conclusões se basearam em inquéritos e relatórios de autoavaliação, pelo que não permitem estabelecer relações de causalidade. Por exemplo, não sabemos se a autoeficácia se traduz diretamente numa maior capacidade de gerir eficazmente o tempo ou se uma boa gestão do tempo se traduz numa maior autoeficácia. Da mesma forma, não sabemos se existem outros fatores que influenciam estes dois comportamentos. Não obstante, estes estudos permitem-nos identificar diferenças concretas entre as pessoas que conseguem gerir bem o seu tempo e as que não conseguem.

Uma boa gestão do tempo ajuda a reduzir o stress e a aumentar a produtividade

É interessante notar que alguns destes comportamentos (elevada capacidade de autocontrolo e autoeficácia) são frequentemente associados a níveis mais elevados de satisfação e felicidade^3,6,7,8. No entanto, a identificação destas relações não é suficiente para determinar uma causalidade. Será que as pessoas são mais felizes porque são autoeficazes (ou, por extensão, porque fazem uma boa gestão do seu tempo)? Ou será que a felicidade influencia a autoeficácia e a capacidade de gerir bem o tempo? É difícil precisar. Ainda assim, é razoável supor que uma boa gestão do tempo ajuda a reduzir o stress e a aumentar a produtividade. O que nos leva a questionar se a gestão eficaz do tempo está ao alcance de todos, ou apenas de um grupo afortunado de indivíduos?

É possível melhorar as suas competências de gestão do tempo?

A literatura em matéria de intervenções destinadas a melhorar a gestão do tempo é algo divergente¹. Alguns estudos identificaram melhorias na gestão do tempo após uma intervenção junto da população. Por exemplo, Burrus, Jackson, Holtzman e Roberts (2017) assinalaram melhorias na gestão do tempo após uma intervenção junto de alunos do ensino secundário com fraca capacidade neste domínio⁹. Nesta (quase) experiência, metade dos alunos participou na intervenção e a outra metade – o grupo de controlo – não participou.

Ao longo de cinco semanas, os investigadores avaliaram a capacidade de gestão do tempo de cada participante, facultaram feedback em relação às suas competências individuais (por exemplo, aos alunos com baixa pontuação na definição de objetivos foi sugerido: «Lembra-te regularmente dos teus objetivos. Os teus objetivos são um investimento no teu futuro.») e atribuíram-lhes trabalhos de casa, como por exemplo, exercícios para ajudar a definir objetivos, a registar a forma como o tempo é utilizado e a aprender a utilizar uma agenda. No grupo de controlo, os investigadores avaliaram as competências de gestão do tempo dos alunos, mas não lhes atribuíram qualquer tarefa nem facultaram qualquer tipo de acompanhamento.

Um mês após a intervenção, os orientadores académicos da população estudada atribuíram uma pontuação às capacidades de gestão do tempo de cada aluno. Importa referir que os orientadores não sabiam que alunos tinham participado, ou não, na intervenção. Burrus e colegas (2017) concluíram que houve uma melhoria das capacidades de gestão do tempo após a intervenção, mas apenas nos alunos com fracas capacidades de base neste domínio. 

Outros estudos, no entanto, não identificaram melhorias na gestão do tempo após intervenções junto da população. Macan (1996), por exemplo, estudou os efeitos de uma ação de formação em gestão do tempo nos comportamentos de funcionários de uma instituição de serviços sociais^10. No início do estudo, todos os funcionários preencheram um inquérito de capacidades de gestão do tempo. Metade dos funcionários participou na formação, e a outra metade – o grupo de controlo – não recebeu qualquer formação. A formação durou dois dias e abrangeu tópicos como a definição de objetivos, definição de prioridades, superação da tendência para procrastinar, organização do espaço de trabalho e aprendizagem de estratégias para lidar com interrupções. Passados cerca de cinco meses, os funcionários que participaram na formação voltaram a preencher o inquérito de capacidades de gestão do tempo. Embora não tenham adotado os comportamentos esperados, os participantes declararam ter um maior controlo sobre a organização do seu tempo após a formação.

Existem diferenças consideráveis entre ambos os estudos. Primeiro, as características da população, com alunos do ensino secundário, por um lado, e funcionários de uma instituição de serviços sociais, por outro. Segundo, o tipo e a duração das intervenções, com um período de cinco semanas, tarefas para realizar em casa e feedback sobre o comportamento dos participantes a contrastar com uma formação de dois dias. Por fim, o intervalo entre a intervenção e respetiva avaliação, com um desfasamento de um mês no primeiro caso, e cerca de cinco meses no segundo. Estas diferenças salientam a complexidade da investigação neste domínio e a dificuldade em tecer recomendações universais para a otimização da gestão do tempo. 

É possível melhorar a gestão do tempo? Provavelmente sim, mas nem todas as intervenções serão eficazes e os resultados podem depender daquilo que se considera ser uma «melhoria». Embora o estudo de Macan (1996) não tenha identificado melhorias nos comportamentos, os participantes relataram que passaram a ter um maior controlo sobre o seu tempo, o que, por si só, já é uma melhoria. O que parece previsível, com base nestes estudos, é que a melhoria das capacidades de gestão do tempo não acontecerá de um dia para o outro. Como qualquer outra capacidade, o domínio da gestão do tempo requer uma prática deliberada e consistente, na qual valerá a pena investir, já que está associada ao aumento do aproveitamento escolar e ao alívio geral do stress^{1, 11}.

Versão portuguesa por acordo com The Learning Scientists.